相続に必須！戸籍を自分で取得する際の基礎知識と注意点

こんにちは！

相続業務に特化している、狛江の行政書士の土橋（つちはし）です。

今回はタイトルにある通り「戸籍の基礎知識」についてまとめたいと思います。

相続手続きにおいて、戸籍は絶対に必要となる書類です。

そもそも戸籍とは何なのか？なぜ必要で、どうすれば取得できるのか？できれば自分で取りたい！とお考えの方も多いのではないでしょうか。

そんな方々向けにこの記事では、基本的な流れを分かりやすくまとめています。

戸籍とは？（本籍と筆頭者について）

戸籍とは、個人の出生から死亡までの身分関係を証明するための公的な制度です。

身分関係とは、出生、結婚、親族関係、死亡などを指します。

戸籍は本籍地の市区町村役場で保管されており、「本籍」と「筆頭者」を一括りにして管理されています。

本籍と筆頭者とは何か、それぞれ簡単に見ていきましょう。

【本籍（ほんせき）】

・戸籍が置かれている場所（住所のようなもの）のこと
・実際に住んでいる住民票の住所とは無関係（日本全国どこに置いてもOKです）。

【筆頭者（ひっとうしゃ）】

・その戸籍の一番最初に記載されている人のこと
・戸籍の「代表者」のような存在
・結婚した場合は、夫または妻のどちらかが筆頭者になる
・筆頭者が亡くなっても、筆頭者の名前は故人のまま変わりません。

言い換えると戸籍の情報を取得したい場合には、本籍地や筆頭者が分かっていると手続がスムーズになります。

昔は戸籍関係の書類を取得する場合、遠方であっても本籍地を管轄する役場まで直接手続きをする必要がありましたが、2024年3月1日から「広域交付制度」により、本籍地以外の市区町村窓口でも戸籍証明書等を請求できるようになりました。もっとも、利用できるのは本人・配偶者・直系親族などに限られ、代理人請求や一部の戸籍は対象外です。詳細は請求先の自治体で確認すると安心です。

謄本（とうほん）？抄本（しょうほん）？

戸籍の証明書には、大きく分けて「戸籍謄本」と「戸籍抄本」の2種類があります。 それぞれの違いを確認しましょう。

【戸籍謄本（こせきとうほん）】

・同じ戸籍に入っている「全員」の情報が記載されたもの

【戸籍抄本（こせきしょうほん）】

・戸籍に入っている「特定の一人」の情報のみが記載されたもの

では、相続のシーンでは謄本と抄本のどちらが必要でしょうか？

通常は戸籍謄本（全部事項証明書）が必要になることが多いです。 なぜなら、親族関係を証明して「誰が相続人なのか」を客観的に判断するためには、故人の情報だけでなく、同じ戸籍にいる家族全員の情報が必要になることがほとんどだからです。

提出先は金融機関や法務局など多岐にわたります。コピーの提出で済むところもあれば、原本の提出を求められることもあるので、まずは複数枚の原本を手元に取得しておくことをお勧めします。

（※ちなみに、現在戸籍関係の書類はコンピュータ化されており、正式には謄本のことを「全部事項証明書」、抄本のことを「個人事項証明書」と呼びます。昔の紙で管理されていた時代の呼称が「戸籍謄本・抄本」ですが、現在でも一般的に謄本・抄本という呼び名が定着しています。）

相続に必要な戸籍の種類

では、相続において具体的にはどのような戸籍を集める必要があるのでしょうか。

「故人の戸籍」と「相続人の戸籍」に分けると、一般的には次のようになります。

【故人の戸籍】

・故人の出生から死亡までの連続した戸籍一式

戸籍は身分関係の変動ごとに新しく作成されます。例えば、出生時点では親が筆頭者の戸籍に入り、結婚をすれば自らが新たな筆頭者となる戸籍が作られます。死亡すれば、一番最近の戸籍にその旨が記載されます。

相続においては、この「出生から死亡まで途切れることなく繋がった戸籍一式」が必要だとお考えください。

【相続人の戸籍】

・相続人自身の現在の戸籍謄本

自分の現在戸籍を取得することで、故人との続柄や、自分が相続人に当たることを確認する資料になります。

自分で戸籍を取得する流れ

自分で戸籍を取得し集める場合、どのような流れになるか確認しましょう。 大きくは次の流れになります。

1. 最新の戸籍謄本を本籍地の市区町村、または広域交付の対象に当たる場合は最寄りの市区町村窓口で取得します。
   （※窓口で「相続に使うため、出生から死亡までの戸籍が欲しい」旨を伝えます）

2. 最新の戸籍に記載されている「従前戸籍（一つ前の戸籍）」の本籍地を確認し、それを取得する

3. 故人の「出生」に到達するまで、2の作業を繰り返して遡っていく

ここだけ書くと単純に見えますが、以下の点に注意が必要です。

・自分が法定相続人であることを証明する書類（自分の戸籍など）と、本人確認書類（免許証など）が必要

・故人の「最後の本籍地」と「筆頭者」が分からないと取得手続きがスタートできない

・昔の古いフォーマットの「改製原戸籍（かいせいはらこせき）」や「除籍謄本」を読み解きながら集める必要がある

もし、故人の最後の本籍地が不明な場合には、亡くなった方の「住民票の除票」を取得し、本籍地と筆頭者の記載を求める（チェックを入れる）ことで確認することが可能です。

※改製原戸籍など、昔の戸籍についての詳しい解説は、こちらの記事もご確認ください。

相続に必須！知っておくべき「3種類の戸籍」の違いと特徴

取得のタイミング

戸籍には身分事項が記載されますが相続で使うためには「死亡した事実」と「死亡日」が反映された戸籍謄本が必要です。

よって、ご家族が亡くなり、死亡届を出して「すぐ」に役場へ行っても、まだ死亡の事実が記載されていない戸籍謄本が出てきてしまいます。死亡届が戸籍に反映されるまでの日数は、届出先や本籍地の自治体によって異なります。届出先と本籍地が同じであれば比較的早いこともありますが、別の自治体に届け出た場合は、さらに日数がかかることがあります。取得前に、死亡の事実が戸籍に反映されているか窓口へ確認すると安心です。

あえて目安を挙げると、死亡届提出から2週間前後で取得できるケースが多いと感じます。（とは言え自治体によって差があるため、事前に確認しておくと安心です！）

ただし、仮に相続開始前（生前）に取得してあった古い戸籍謄本（除籍謄本や改製原戸籍）が手元にある場合は、原則として再取得する必要はありません。戸籍に関しては、過去の確定した情報が後から変わることはないからです。

まとめ

今回は、戸籍を自分で取得する際の基礎知識についてまとめました。

戸籍関係の書類は、相続手続きにおいて重要な土台です。 謄本か抄本かで迷ったら、迷わず「戸籍謄本（全部事項証明書）」をご取得ください。

出生から死亡までの戸籍を集める際は、最寄りの役場へ「自分が相続人であることを証明できる書類（最新の戸籍謄本など）」と「本人確認書類」を持参しましょう。その際、故人の最後の本籍地と筆頭者の情報があれば手続がスムーズなります。 また、窓口で「相続で使います」と伝えれば、故人が死亡により除籍されているかどうかを確認してくれますので、忘れずに伝えるようにしてください。

また相続には戸籍が必要なことが多いです。
集めた戸籍は1枚の図にまとめておくと、その後の手続きが格段に楽になります。そんな場合には法定相続情報一覧図のご作成をご検討ください。
参考：戸籍の束が紙1枚に！法定相続情報一覧図のメリットと作り方

もし「戸籍を読み解いて遡るのが難しい」「平日に役場へ行く時間が取れない」という場合は、専門家である行政書士が戸籍収集を代行することも可能です！お困りの際、ご不明な点がございましたら当事務所までお気軽にご相談ください。